1. Tilgangur

Tilgangur samningsins er að festa í sessi ákveðið samskiptaferli milli ráðuneytis og stofnunar, auk þess að draga fram áherslur vegna stefnumótunar og áætlanagerðar. Í samningi þessum er kveðið á um gagnkvæmar skyldur samningsaðila vegna þeirra verkefna sem Þjóðskjalasafni Íslands hafa verið falin. Samningurinn breytir í engu ábyrgð ráðherra gagnvart Alþingi á starfsemi stofnunarinnar eða þeim stjórnsýsluskyldum sem henni eru ætlaðar lögum samkvæmt.

2. Hlutverk

Þjóðskjalasafn Íslands starfar samkvæmt lögum nr. 66/1985 með áorðnum breytingum og reglugerð nr. 5/1916, sbr. og reglugerð nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn.
Þjóðskjalasafn Íslands er samkvæmt lögum skjalavörslustofnun stjórnvalda, ríkisskjalasafn og skjalasafn þeirra sveitarfélaga sem ekki eru aðilar að héraðsskjalasafni.

Þjóðskjalasafn Íslands er ríkisskjalasafn, sem fer með yfirstjórn skjalamálefna ríkisins og þjónar stofnunum þess. Það setur reglur, veitir ráðgjöf og hefur eftirlit með skjalavörslu stjórnvalda, skjalageymslum og skjalavörslukerfum.

Þjóðskjalasafn Íslands á að tryggja varðveislu skjala sem skilgreind eru í 3. grein laga nr. 66/1985, sem hafa að geyma viðamikinn hluta menningararfsins, sögulegan og réttarfarslegan, í því skyni að tryggja réttindi ríkisins, félaga, fyrirtækja og einstaklinga og til notkunar við vísindalegar rannsóknir og fræðiiðkanir.

Þjóðskjalasafn Íslands er ætlað að tryggja hagsmuni almennings með því að gera skjalasöfn þau sem það varðveitir aðgengileg almenningi og stjórnvöldum. Ennfremur tekur Þjóðskjalasafn Íslands (stjórnarnefnd þess) ákvarðanir um grisjun opinberra skjala.

3. Fjármál

Framlag ríkissjóðs til Þjóðskjalasafns Íslands er ákveðið í fjárlögum fyrir hvert ár. Verði um aukningu á sértekjum að ræða leiðir það ekki til lækkunar á framlagi ríkissjóðs. Ráðuneytið mun beita sér fyrir því að fjárveitingar verði í samræmi við markmið samnings þessa.

4. Markmið og áherslur

Þjóðskjalasafn Íslands er skjalasafn allrar þjóðarinnar. Almenningur hefur aðgang að safninu, bæði afgreiðslu þess og lestrarsal. Almenningur fær aðstoð við leit í safninu og almennt við að nota safnkostinn. Jafnframt svarar safnið fyrirspurnum almennings. Þjóðskjalasafn Íslands er stærsta safn frumheimilda um sögu og þróun þjóðarinnar; grundvallarsafn sem rannsóknir, stjórnsýsla og mannréttindi eru reist á.

Skjalasöfn eru snar þáttur í minni þjóða og þjóðfélaga og á þeim er vitundin um samfélag og þjóð reist auk þess eru þau hornsteinar upplýsingasamfélagsins. Þar er að finna vitnisburð og sönnunargögn um gerðir manna og viðskipti sem treystir grundvöll allrar stjórnsýslu. Þetta liggur að baki rétti manna, samtaka og ríkja. Með því að tryggja borgurum rétt til að kynna sér opinber gögn og til að þeir geti gengið að heimildum um sögu sína vísum, eru skjalasöfnin trygging fyrir lýðræði og að stjórnvöld beri ábyrgð á athöfnum sínum og góðum stjórnarháttum.

4.1 Almenn markmið og áherslur

Markmið Þjóðskjalasafns Íslands falla undir þrjú meginsvið

A. Skjalavörslu, varðveislu og forvörslu.
B. Aðgengi, þjónustu og rannsóknir.
C. Fræðslu og miðlun.

• Markmið Þjóðskjalasafns Íslands er að tryggja almennt aðgengi að opinberum skjölum, þar með að þeim upplýsingum sem þar finnast – hvenær sem þeirra er þörf.
• Til að ná þessum markmiðum þarf að tryggja varðveislu skjala sem eru skráð á mismunandi miðla; skinn, pappír, segulmiðla, geisladiska o.fl.
• Það merkir að til þarf sérhæft húsnæði - tæknilega forvörslu – góða skráningu allra skjalasafna – aðgengi að skrám á vef – aukna tæknikunnáttu og sérhæfðan búnað á sviði rafrænnar skjalavörslu.
• Sinna þarf forvörslu skinn- og pappírsskjala jafnt sem rafrænna skjala.

Þjóðskjalasafn þarf að auka eftirlit og ráðgjöf við skjalavörslu stjórnarráðsins og stofnana þess til að áform stjórnvalda um rafræna stjórnsýslu nái fram að ganga. Halda verður áfram því starfi að byggja upp öfluga tölvudeild sem annast langtímavarðveislu (framtíðarvarðveislu) tölvuskjala og getur staðið faglega undir þeirri lagaskyldu safnsins að veita forsætisráðherra ráðgjöf um skjalamálefni. Ráða þarf starfsmenn og þjálfa í þeim aðferðum sem notaðar eru við langtímavarðveislu. Ætlar safnið að ná markmiðum sínum með því að:

• Efla starf tölvudeildar til að geta sinnt varðveislu tölvuskjala að því gefnu að til þess fáist fjárveitingar.
• Endurskipuleggja eftirlit safnsins með skjalageymslum og skjalavörslukerfum stofnana.
• Bæta aðgengi að skjalasöfnum með skráningu skjalasafna og rekstri lestrarsalar.
• Endurskoða handbækur og námskeið um skjalavörslu.
• Efla skólavef til kynningar á safninu meðal nemenda og gefa þeim kost á nýju námsefni tengdu gildandi námskrám.
• Hefja skipulega rafræna miðlun valdra þátta þess menningararfs sem í safninu er. Þannig getur safnið m.a. lagt sitt af mörkum við símenntun í framtíðinni.
• Taka þátt í norrænni og alþjóðlegri samvinnu svo jafnan sé miðað við nýjustu þekkingu á fræðasviði safnsins.

Takmark safnsins er að komast í húsnæði sem gerir fötluðum kleift að heimsækja safnið án sérstakrar aðstoðar. Þá er einn grunnvandi Þjóðskjalasafns Íslands að bæta og auka þarf geymslurými í skjalageymslum sem og bæta aðstöðu notenda safnsins á lestrarsal sem er nú til algjörra bráðabirgða og gera hann innangengan úr skjalageymslum. Nauðsynlegt er að hafa sérstakan sýningarsal til að bæta þjónustu við almenning, skólafólk og ferðamenn eins og venjulegt er í nútíma skjalasöfnum. Bætt aðgengi að safnkosti með tilkomu rafrænna skjalaskráa er í samræmi við stefnu ríkisstjórnarinnar um rafrænan aðgang að menningararfinum.

4.2.2 Endurmenntun

Þjóðskjalasafn Íslands er eina stofnun sinnar tegundar í landinu og leitar því sérfræðiþekkingar hjá erlendum systurstofnunum. Þjóðskjalasafn er aðili að Nordisk arkivakademi, endur- og símenntunarstarfi norrænna þjóðskjalasafna. Sérhæfð námskeið eru haldin á vegum safnanna, sem starfsmenn hafa sótt markvisst. Gefinn er kostur á námsdvöl og starfsþjálfun m.a. á sviði rafrænnar skjalavörslu með samningi við Statens Arkiver. Með þátttöku í alþjóðlegum sérfræðinefndum á sviði Alþjóðaskjalaráðsins International Coouncil on Archives ( ICA) og námskeiðum sem ICA gefur kost á að sækja.

Starfsmenn sem ekki hafa lokið háskólamenntun eiga kost á að sækja námskeið sem í boði eru og geta aukið hæfni þeirra og aukið ánægju í starfi. Stefnt að því að hver starfsmaður búi við vinnuaðstæður sem best verður á kosið og eigi kost á þjálfun og endurmenntun til að geta sinnt hlutverki sínu. Starfsmenn geta og hafa fengið leyfi til endurmenntunar og vísindastarfa.

4.2.3 Launastefna
Launakerfi byggt á stöðu, ábyrgð, hæfni, frammistöðu og framfærni hefur verið þróað í vinnustaðasamningum, sem taka mið af langtímastarfi hvers og eins.

Þess skal gætt að kynjum sé ekki mismunað við ákvörðun launa. Konur og karlar fái greidd jöfn laun og njóti sömu kjara fyrir jafn verðmæt og sambærileg störf, svo og hvers konar þóknana og hlunninda, lífeyris-, orlofs- og veikindaréttar, og allra starfskjara og réttinda, sem metin verða til fjár, sbr. lög nr. 96/2000 um jafna stöðu og jafnan rétt karla og kvenna.

4.2.4 Jafnréttisstefna Þjóðskjalasafns Íslands

Markmið: Innan stofnunarinnar ríki jafnrétti kynjanna, jöfn staða karla og kvenna. Allir fái að njóta sín án tillits til kynferðis. Jafnræði kynja skal haft að leiðarljósi við starfsmannaráðningar, vinnuaðstæður og vinnuskilyrði.

Launastefna: Sjá 4.2.3.

Starfsmannaráðningar: Gætt skal jafnræðis í auglýsingum og hlutleysis með tilliti til kyns. Leitast skal við að hafa kynjahlutfall sem jafnast og umsækjandi af því kyni, sem er í minni hluta í viðkomandi starfsgrein, gangi fyrir við ráðningu þegar hann er jafnhæfur eða hæfari.

Starfsumhverfi: Starfslýsingar, verkefnaúthlutun, tilfærsla í störfum, verkefnaábyrgð og starfsábyrgð verði framkvæmd án tillits til kyns og starfsuppsagnir mega ekki vera kynbundnar. Möguleikar til starfsþjálfunar, endur- og símenntunar skulu vera jafnir og óháðir kyni og það kynið sem á hallar, hvatt til þess að afla sér þeirrar menntunar, sem eykur starfshæfni og möguleika á framgangi í starfi. Þörfum fatlaðra starfsmanna skal mætt svo sem frekast kostur er. Það telst ekki mismunun, þótt tekið sé tillit til kvenna vegna þungunar og barnsburðar.
Unnið skal gegn hvers konar ofbeldi á vinnustað, svo sem fordómum, einelti og kynferðislegri áreitni og slíkt aldrei látið óátalið. Skal í þeim tilvikum leitað allra mögulegra leiða til lausna.

Fjölskyldu- og einkalíf: Stuðlað skal að því að starfsmenn eigi kost á sveigjanlegum vinnutíma, hlutastörfum eða annarri vinnuhagræðingu, svo að starfsskyldur og skyldur gagnvart fjölskyldu geti fallið saman.

4.2.5 Upplýsingatækni
Notkun upplýsingatækni gagnvart notendum safnsins er margþætt. Í fyrsta lagi er leitast við að hafa til reiðu prentaðar skrár um safnkostinn, jafnframt því sem unnið er að því að gera skrár aðgengilegar á heimasíðu safnsins. Prentaðar leiðbeiningar um notkun safnsins og sérbæklingar um einstök athugunarsvið eru til reiðu. Mikilvægt er að halda þessu starfi áfram og opna skjalasöfn til notkunar með skráningu þeirra.

Í öðru lagi er útgáfa leiðbeiningarita um opinbera skjalavörslu og reglur þar að lútandi sem Þjóðskjalasafnið setur lögum samkvæmt. Handbækur um skjalavörslu Stjórnarráðs Íslands, um skjalavörslu opinberra stofnana og um skjalasöfn sveitarfélaga hafa séð dagsins ljós og unnið er að nýrri útgáfu sem væntanleg er árið 2006. Aukið verður við þær leiðbeiningar sem aðgengilegar eru á heimasíðu og snúa að stofnunum ríkisins jafnt og leiðbeiningum til almennings um safnkostinn.

Markvisst er unnið að því að birta upplýsingar um þau skjalasöfn sem eru til í ÞÍ, innihald þeirra og notkunarmöguleika. Samofið þessu er vefsetning leiðbeininga um aðgengi, notkun skjala og ýmsa þjónustu. Á samningstímanum verður unnið að verkefnum á þessu sviði.

Í þriðja lagi er unnið að því að miðla þeim mikla menningararfi sem fólgin er í skjalasöfnum ÞÍ. Það er gert með því að birta tilteknar heimildir um íslenskt samfélag fyrri tíðar með skýringum og gera efni aðgengilegt á vefsíðum safnsins. Rekur safnið tvo vefsetur; skjalasafn.is og skjaladagur.is. Þar er og að finna skólavef ÞÍ, sem unnin er í samstarfi við framhaldsskóla. Þar er einnig manntalsvefur ÞÍ sem birtir manntöl fyrri tíðar. Skjaladagsvefurinn er árlegt samstarf skjalasafna á Íslandi þar sem settar eru upp vefsýningar tileinkaðar sérstöku þema hverju sinni. Í fjórða lagi má nefna minni sérsýningar á vefnum. Þessi vefmiðlun gefur almenningi kost á að njóta og nýta menningarauð sem annars væri þeim torfenginn.


4.2.6 Norrænt og alþjóðlegt samstarf

Árið 2001 hóf Þjóðskjalasafn þátttöku í samstarfsverkefni um norrænan skjaladag (Arkivernes Dag) en það er sérstakur norrænn kynningardagur á starfi og hlutverki skjalasafna á Norðurlöndum. Annar laugardagur í nóvember ár hvert er helgaður honum.

Árið 2005 tók Þjóðskjalasafn við aðalritstjórn og útgáfu Nordisk Arkivnyt næstu fjögur árin. Safnið mun gefa út fjögur blöð á ári 16 tölublöð alls, sem brotin eru um og prentuð hér á landi.

Árið 2005 hóf Þjóðskjalasafn þátttöku í norrænu, fræðilegu þverfaglegu samstarfi um miðlun menningararfs. Vilji er til að halda því áfram enda augljós hagur okkar og góð leið til þekkingaröflunar.

Árið 2006 er Norrænt skjalavarðaþing haldið í Uppsölum í Svíþjóð og munu starfsmenn safnsins taka þátt í dagskrá þess og semja í því skyni fyrirlestra og greinar.

Þjóðskjalasafn er virkur þátttakandi í starfi Alþjóða skjalaráðsins ICA. Þjóðskjalavörður gegnir formennsku í verkefnastjórn ICA og situr í stjórn ICA til 2008.

4.2.7 Útgáfa - miðlun

Áfram verður unnið að útgáfu manntala á manntalsvef ÞÍ. Næst í röðinni eru manntölin 1816, 1880, 1870 og 1901. Þá eru hugmyndir um norrænt verkefni um manntalið 1801. Til þessa starfs þarf sérstakt fé umfram það sem ætlað er til rekstrar.

Þjóðskjalasafn mun á tímabilinu halda reglulegar sýningar í húsakynnum og á vef safnsins. (Á við eldri sanming var haldin 2003).

Á árinu 2006 verður efnt til sýninga í tilefni 900 ára afmælis biskupsstóls á Hólum. Í því sambandi er áformað að gefa út heimildir um sögu stólsins m.a. Minnis- og reikningabók Guðbrands biskups.

Á árinu 2007 verður Þjóðskjalasafn Íslands 125 ára og verður stefnt að því að minnast þeirra tímamóta með útgáfu rits um þjóðargersemar í safninu. Ásamt því verður heimildaútgáfan aðgengileg á heimasíðu safnsins. Áformað er að halda alþjóðlega ráðstefnu um nýjustu strauma í skjalavörslu, jafnframt ráðstefnum um Þjóðskjalasafnið og stjórnsýslu annars vegar en Þjóðskjalasafn og rannsóknir hins vegar.

5. Skyldur og ábyrgð

Á samningstímanum skulu Þjóðskjalasafn Íslands og menntamálaráðuneyti standa skil á verkum sem hér segir:

5.1 Þjóðskjalasafn Íslands:

• Fyrir 1. maí 2006 leggja fram drög að langtímaáætlun til næstu fimm ára um helstu verkefni, forgangsröðun og áherslur á tímabilinu 2006-2010, sbr. reglugerð nr. 1061/2004 um framkvæmd fjárlaga og ábyrgð á fjárreiðum ríkisstofnana í A-hluta.
• Fyrir 30. nóvember 2006 gera jafnréttisáætlun og senda jafnréttisfulltrúa ráðuneytisins eintak hennar.
• Í desember ár hvert skal skila ráðuneytinu ársáætlun fyrir næsta ár sem innihaldi bæði rekstraráætlun og tiltekin markmið og mælikvarða innan ársins á grundvelli langtímaáætlunar sbr. reglugerð nr. 1061/2004.
• Fyrir lok janúar ár hvert skal skila drögum að ársskýrslu til ráðuneytisins þar sem gerð er grein fyrir árangri í starfsemi stofnunarinnar undanfarið ár með samanburði við þau markmið sem birt eru í ársáætluninni ásamt fjárhagsuppgjöri. Í lokaskýrslu skal auk þess sem að framan greinir, m.a. greina frá starfsmannamálum svo sem samsetningu og hreyfingu á starfsfólki.
• Þjóðskjalasafn Íslands skal vera reiðubúið til samstarfs við aðrar menningar- og menntastofnanir eftir því sem tilefni gefast og hagkvæmt þykir fyrir báða aðila.
• Þjóðskjalasafn Íslands skal gæta hagkvæmni í rekstri og starfa í samræmi við samning þennan og fjárlög.

• Þegar langtímaáætlun liggur fyrir skal ráðuneytið taka innan 30 daga afstöðu til markmiðssetninga, forgangsröðunar og mælikvarða sem þar koma fram.
• Samráðsfundir skulu haldnir minnst einu sinni á ári þar sem farið er yfir framgang umsaminna verkefna, áætlun næsta árs, ársskýrslu og fjárlagatillögur. Í kjölfar fundarins leggur menntamálaráðuneyti mat á árangur starfsemi Þjóðskjalasafns Íslands. Mat þetta skal liggja fyrir eigi síðar en mánuði eftir að Þjóðskjalasafnið lætur ársskýrslu sína í té.
• Ráðuneytið mun vekja athygli Þjóðskjalasafns Íslands á laga- og reglugerðarbreytingum er varða starfssvið stofnunarinnar og kunna að hafa áhrif á framkvæmd þeirra verkefna sem samningurinn nær til.

6.1. Mælikvarðar
Markmið og tímasetningar verða sett fram í ársáætlunum og gerð grein fyrir árangri í ársskýrslum. Hér eru taldir nokkrir málaflokkar sem gerð verður grein fyrir í framangreindum skýrslum og áætlunum.

1. Viðtaka tölvuskjala til varðveislu.
2. Endurskoðun geymsluskráa.
3. Eftirlit með skjalavörslu.
4. Skráning skjalasafna.
5. Endurskoðun handbóka um skjalavörslu og leiðbeiningarrita.
6. Námskeið í skjalavörslu.
7. Móttaka skjala vegna einkavæðingar ríkisbanka/ríkisstofnana.
8. Stafræn afritun tiltekinna heimildaflokka í forvörslu og miðlunarskyni.

Nánar er gerð grein fyrir þessum verkefnum í fylgiskjali við samning þennan.

6.1 Huglægt mat

Þjóðskjalavörður leitar eftir almennu mati starfsfólks á starfsemi stofnunarinnar a.m.k. einu sinni á ári á almennum starfsmannafundi og gerir grein fyrir niðurstöðum í ársskýrslu.

7. Gildistími og endurskoðun samnings

Samningurinn gildir fyrir tímabilið 1. janúar 2006 – 31. desember 2010. Heimilt er að endurskoða samninginn ef ófyrirséðar aðstæður valda því, að mati beggja samningsaðila, að ákvæði samningsins eru talin óraunhæf. Undirbúningur að endurnýjun samningsins skal hefjast a.m.k. þremur mánuðum áður en samningstíma lýkur.

Samningur þessi er gerður í tveimur samhljóða eintökum og heldur hvor aðili sínu.

Í lok þessara verkefna verða reglur um tilkynningu og samþykkt skjalavörslukerfa og afhendingar rafrænna gagna gefnar út. Þá hefst skráningar-og matsferli á skjalavörslukerfum hins opinbera.

Stefnt er að því að geta hafið móttöku rafrænna gagna á samningstímanum eða árið 2007.

Verkstæði og skjalageymslur þarf því að innrétta og búa tækjum þegar árið 2006.

2. Endurskoðun geymsluskráa
Samræma þarf geymsluskrár yfir eldri afhendingar að núverandi afhendingar- og geymsluskrárferli. Sú endurskoðun felur m.a. í sér aðlögun að lögum um persónuvernd og hefur það að markmiði að unnt sé að birta umræddar geymsluskrár á netinu.

3. Eftirlit með skjalavörslu
Markvisst og virkt eftirlit með almennri skjalavörslu skilaskyldra aðila. Markmiðið er að fylgja eftir innleiðingu skjalavörsluáætlana í hverri stofnun og hafa eftirlit með skjalavörslukerfum og geymsluaðstöðu stofnana ríkisins. Slíkt eftirlit er mjög mikilvægt með tilliti til skipulagningar rafrænnar skjalavörslu og afhendingar á rafrænum og pappírsskjölum til Þjóðskjalasafns.

4. Skráning skjalasafna
Bæta aðgengi að lítt skráðum skjalasöfnum. Forgangsröðun slíkra verkefna byggir á réttarfars- og menningarlegu mikilvægi þeirra.

5. Endurskoðun handbóka um skjalavörslu og leiðbeiningarrita
Endurskoðunin hefur það að markmiði að samræma handbækur við reglur um skil á rafrænum skjölum. Einnig að útbúa sérstakar handbækur sem eru aðlagaðar að ákveðnum málaflokkum ríkisins.

6. Námskeið í skjalavörslu
Samhliða endurskoðun handbóka um skjalavörslu verður námsefni og námskeiðahald Þjóðskjalasafns við Háskóla Íslands endurskoðað, með það að markmiði að háskólakennsla og námskeiðahald fyrir opinberar stofnanir verði að stærri þætti í starfsemi safnsins.

7. Taka við skjölum vegna einkavæðingar ríkisbanka/ríkisstofnana
Gera má ráð fyrir að safnið fái til varðveislu u.þ.b. 10 hillukílómetrum af skjölum næstu 3 árin vegna einkavæðingar ríkisbankanna. Til þess að geta tekið við þessu magni þarf að auka geymslurými um 25-30%. Annað hvort með því að bæta nýtingu núverandi húsnæðis eða leigu viðbótarhúsnæðis.

8. Stafræn afritun tiltekinna heimildaflokka í forvörslu og miðlunarskyni
Kirkjubækur eru eftirsóttustu heimildir sem Þjóðskjalasafn Íslands varðveitir einkum til ættfræðirannsókna. Leitað verður leiða til að koma þessum gögnum í stafrænt form bæði til að auka möguleika á miðlun þeirra og til þess að verja þær fyrir sliti vegna mikillar notkunar.

Veðmálabækur og fleiri eignarheimildargögn eru hjá sýslumönnum um land allt. Mikið af þessum gögnum er löngu skilaskylt og sumt afar slitið vegna notkunar. Til að tryggja forvörslu og réttmætan aðgang borgaranna að þessum gögnum er brýnt að innkalla, skrá, forverja og afrita stafrænt þessi gögn. Mikið verk sem þarf að fjármagna sérstaklega og rætt hefur verið um að fá dóms- og kirkjumálaráðuneyti til samstarfs um þetta verkefni.
Stefnt er að því að birta mannalið 1816 og 1880 á samningstímanum.